Fotografía por Santiago Mondo
Las luces se encienden mientras alguien avanza por los pasillos del depósito. A ambos lados, filas de estanterías sostienen cajas cerradas con flejes e identificadas mediante un sistema que permite saber dónde se encuentra cada una. El orden, la pulcritud y el silencio refuerzan la sensación de estar frente a algo más que una acumulación de papeles: allí se conserva parte de la memoria de cientos de organizaciones.
En un espacio de 6.200 metros cuadrados ubicado cercano al Km22 de la Ruta Interbalnearia, Storage guarda y gestiona documentación para más de 800 empresas. Fue construido para esa actividad y está próximo al 85% de ocupación.
¿Cuál es el desafío mayor en este negocio ante el avance de la digitalización?
“El papel se va a seguir generando en alguna medida, pero el negocio presente y futuro es gestionar información crítica”, afirma Ignacio Giménez Tournier, presidente y gerente general de Storage.
La factura electrónica y la progresiva eliminación de formularios físicos desaceleraron el ingreso de documentación, pero no significaron la desaparición del negocio de esta empresa, de capitales uruguayos y origen familiar, que cumple 30 años.
“Después de la pandemia, el crecimiento de la guarda física se frenó mucho, aunque seguimos creciendo. Lo que aumentó fue la posibilidad de ofrecer otros servicios de mayor valor agregado”, explica Giménez Tournier.
DE GUARDAR A GESTIONAR
Hace 25 años, alrededor del 95% del personal de Storage realizaba tareas operativas vinculadas con el traslado, almacenamiento y búsqueda de documentos. Hoy, casi la mitad del equipo del área de archivo se dedica a manejar, escanear, indexar y digitalizar información. La compañía comenzó a ofrecer estos servicios hace más de 15 años y fue incorporando equipamiento y tecnología.
El cambio puede verse en una historia clínica conservada en papel. Cuando una institución necesita consultarla, el personal identifica su ubicación, digitaliza el contenido requerido y lo envía para que esté disponible antes de una intervención médica. Con documentación bancaria, Storage puede recibirla, procesarla e incorporarla al sistema de la institución para su consulta desde cualquier sucursal.
Gimenez Tournier asegura que no siempre resulta eficiente digitalizar un archivo completo. Si una empresa entrega mil cajas cuyo contenido tiene un nivel de consulta muy bajo, convertirlas íntegramente puede implicar un costo innecesario. En esos casos, Storage propone conservar el soporte físico y digitalizar cada documento cuando es solicitado.
La decisión depende del uso, las auditorías y la disponibilidad requerida, por lo que la tarea adquiere un componente de consultoría. “Nos sentamos con el cliente, analizamos qué necesita y armamos soluciones a medida. Definimos cómo digitalizar, qué marcadores utilizar y cómo debe buscarse la información”, señala el ejecutivo. Storage puede proporcionar el sistema de consulta, adaptarse a la plataforma del cliente o destinar personal a organizar archivos dentro de la empresa.
LOS RIESGOS
Aunque disminuya el papel nuevo, las organizaciones todavía conservan escrituras, garantías, expedientes, legajos laborales y archivos generados antes de la transformación digital. Esa información puede ser necesaria muchos años después.
Giménez Tournier recuerda casos de documentos guardados en sótanos afectados por inundaciones o humedad, que terminaron con hojas adheridas y contenido inaccesible. La pérdida también puede tener consecuencias económicas si una empresa no encuentra los antecedentes necesarios para responder ante un juicio, un reclamo laboral o una auditoría.
La tercerización reduce esos riesgos y evita destinar espacios y personal propio a una tarea especializada. Cada caja es seguida desde que sale de la empresa.
Los pedidos solo pueden ser realizados por personas autorizadas y todos los movimientos quedan registrados, incluso cuando el documento regresa al cliente o es enviado a destrucción.
Storage cuenta con un equipo de 30 personas con una antigüedad promedio superior a 15 años.
La inteligencia artificial abre una nueva etapa.
No puede recorrer un pasillo, retirar una caja y colocar un documento en un escáner, pero sí procesar el material digitalizado e identificar en segundos información que antes requería una búsqueda manual.
El plan de Storage es continuar capacitando a su equipo en digitalización e inteligencia artificial, mejorando la trazabilidad y desarrollando nuevos servicios.
“El valor ya no está solo en guardar una caja, sino en lograr que la información aparezca exactamente cuando una organización la necesita”.
Ignacio Giméndez Tournier, presidente y gerente general de Storage
